Privacy Statement

1. Wie zijn wij?

KVK: 74324942
BTW: NL002169741B56
R.J. Schimmelpennincklaan 8, 2517 JN Den Haag

KVK: 27338720
BTW: NL002046536B94 Paulinastraat 74, 2595 GK Den Haag

Privacyverklaring Happy Home Helpers

Happy Home Helpers is de handelsnaam van het samenwerkingsverband van KvK 74324942 en/of KvK 27338720 waaronder aanhuur- en huurzoekdiensten worden aangeboden. In de opdrachtbevestiging of factuur staat met welke entiteit de opdrachtgever contracteert. In deze privacyverklaring noemen wij dit "Happy Home Helpers", "HHH", "wij" of "ons".

Contactgegevens: website www.happyhomehelpers.nl, e-mail office@happyhomehelpers.nl, telefoon +31 (0)6 3811 1221.

Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via office@happyhomehelpers.nl. Happy Home Helpers heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, tenzij dit later schriftelijk wordt vermeld.

2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor personen van wie wij persoonsgegevens verwerken, zoals websitebezoekers, woningzoekenden, opdrachtgevers, kandidaat-huurders, huisgenoten, garantstellers, contactpersonen, leveranciers en andere personen die contact met ons hebben.

Deze verklaring geldt voor onze website, contactformulieren, e-mail, WhatsApp, telefonische communicatie, intakegesprekken, huurapplicaties, bezichtigingen, contractscreening en overige diensten.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de situatie verwerken wij de volgende categorieen persoonsgegevens:

 Contactgegevens, zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en communicatievoorkeuren.
 Identificatiegegevens, zoals geboortedatum, nationaliteit en, alleen als dit noodzakelijk is, een kopie of scan van een identiteitsdocument. Wij adviseren om BSN en andere niet-noodzakelijke gegevens af te schermen
wanneer dat mogelijk is.
 Woonwensen en zoekprofiel, zoals gewenste locatie, budget, ingangsdatum, type woning,
gezinssamenstelling, huisgenoten, huisdieren, roken/niet-roken en praktische voorkeuren.
 Financiele, studie- en werkgegevens die nodig kunnen zijn voor een huurapplicatie, zoals inkomen, werkgeversverklaring, arbeidsovereenkomst, salarisstrook, inschrijfbewijs van studie, bewijs van vermogen,
garantstellergegevens of referenties.
 Relocatie- en verblijfsgegevens, zoals huidige woonplaats, verhuizing vanuit het buitenland, gewenste
inschrijving, verblijfs- of werkvergunning en andere gegevens die relevant zijn voor de huurapplicatie.
 Documenten die u aanlevert voor een huurapplicatie, zoals bankafschriften, inkomensverklaringen,
werkgeversbrieven, studentenverklaringen, referentiebrieven en correspondentie met verhuurders.
 Communicatiegegevens, zoals e-mails, WhatsApp-berichten, notities van gesprekken, afspraken,
bezichtigingsinformatie en feedback.

Happy Home Helpers - Privacyverklaring

 Betaal- en factuurgegevens, zoals factuuradres, bankrekeningnummer, betalingsstatus en administratiegegevens.
 Websitegegevens, zoals IP-adres, browser, apparaat, bezochte pagina's, klikgedrag, cookies en vergelijkbare technieken.
 Beeldmateriaal, reviews of socialmediagegevens als u deze vrijwillig verstrekt of toestemming geeft voor publicatie.

Wij vragen u geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, religie, politieke voorkeur of strafrechtelijke gegevens, tenzij dit in een uitzonderlijk geval noodzakelijk is en daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Onnodige bijzondere gegevens verwijderen of negeren wij zoveel mogelijk.

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens en op welke grondslag?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. De belangrijkste doelen en grondslagen zijn:

 Contact en intake: om vragen te beantwoorden, afspraken te plannen en uw zoekvraag te inventariseren. Grondslag: voorbereiding of uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
 Uitvoering van de opdracht: om huurwoningen te zoeken, bezichtigingen te plannen, te onderhandelen, een huurdersprofiel samen te stellen en huurcontracten praktisch te screenen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
 Indienen van huurapplicaties: om relevante gegevens en documenten te delen met verhuurders, beheerders, makelaars of platforms. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en, waar nodig, toestemming.
 Administratie en facturatie: om offertes, opdrachtbevestigingen, facturen, betalingen en boekhouding te verwerken. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting.
 Wettelijke verplichtingen: om te voldoen aan fiscale, administratieve en andere wettelijke bewaarplichten. Grondslag: wettelijke verplichting.
 Beveiliging, fraudepreventie en geschillen: om misbruik te voorkomen, onze rechten te beschermen en klachten of geschillen te behandelen. Grondslag: gerechtvaardigd belang en eventueel rechtsvordering.
 Websitebeheer en verbetering: om de website veilig te laten werken, statistieken bij te houden en de dienstverlening te verbeteren. Grondslag: gerechtvaardigd belang of toestemming, afhankelijk van het type cookie of techniek.
 Marketing, reviews en social media: om u berichten te sturen, een review te vragen of beeldmateriaal te publiceren. Grondslag: toestemming of gerechtvaardigd belang met opt-out, afhankelijk van de situatie.
5. Welke gegevens delen wij met derden?
Wij verkopen persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor de dienstverlening, wanneer u daarvoor toestemming geeft, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer wij een gerechtvaardigd belang hebben.
Wij kunnen gegevens delen met:

 verhuurders, beheerders, verhuurmakelaars, woningplatforms en andere partijen die betrokken zijn bij een huurapplicatie of bezichtiging;
 huisgenoten, partners, ouders, garantstellers of werkgevers wanneer dit onderdeel is van de opdracht of huurapplicatie;

Happy Home Helpers - Privacyverklaring

 boekhouder, accountant, bank, betaalprovider en incassodienstverlener;
 IT-, cloud-, e-mail-, website-, agenda-, CRM- en opslagleveranciers;
 vertaal-, advies- of juridische dienstverleners wanneer dat nodig is voor de opdracht of een geschil;
 overheidsinstanties, toezichthouders of rechterlijke instanties wanneer wij daartoe verplicht zijn of onze
rechten moeten beschermen.
Met verwerkers maken wij afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid. Derden die zelfstandig bepalen hoe zij gegevens verwerken, zoals verhuurders en makelaars, zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigen privacyverplichtingen.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige IT- of communicatiediensten kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer dit gebeurt, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of andere wettelijk toegestane maatregelen.
7. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of gerechtvaardigde reden een langere bewaartermijn vereist. Als uitgangspunt hanteren wij:

 Contactaanvragen en leads zonder opdracht: maximaal twaalf maanden na het laatste contact.
 Opdracht- en zoekdossiers: gedurende de opdracht en daarna in beginsel maximaal vierentwintig maanden,
tenzij langere bewaring nodig is voor een klacht, geschil of wettelijke verplichting.
 Huurapplicatiedocumenten zoals salarisstroken, bankafschriften, kopie ID, garantstellerinformatie en verblijfsdocumenten: zo kort mogelijk en in beginsel binnen drie maanden na afronding van de betreffende
huurapplicatie of opdracht, tenzij langere bewaring noodzakelijk is.
 Facturen, betaalgegevens en fiscale administratie: zeven jaar voor zover dit wettelijk verplicht is.
 Klachten en geschillendossiers: zolang nodig is voor behandeling van de klacht of het geschil en de
toepasselijke verjaringstermijnen.
 Reviews, testimonials, foto's en socialmediacontent: totdat toestemming wordt ingetrokken of publicatie
redelijkerwijs niet meer relevant is, tenzij anders afgesproken.
8. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik en ongeoorloofde wijziging. Voorbeelden zijn toegangsbeperking, wachtwoordbeveiliging, beveiligde opslag, zorgvuldige documentdeling, afspraken met leveranciers en interne instructies over vertrouwelijkheid.
Geen enkel systeem is volledig risicovrij. Als u denkt dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of aanwijzingen heeft van misbruik, neem dan contact op via office@happyhomehelpers.nl.
9. Uw privacyrechten
U heeft, binnen de grenzen van de wet, de volgende rechten:

 recht op inzage in uw persoonsgegevens;
 recht op correctie of aanvulling van onjuiste gegevens;
 recht op verwijdering van gegevens;

Happy Home Helpers - Privacyverklaring

 recht op beperking van de verwerking;
 recht op overdraagbaarheid van gegevens;
 recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
 recht om toestemming in te trekken, voor zover verwerking op toestemming is gebaseerd;
 recht om niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met
rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen.
U kunt een verzoek indienen via office@happyhomehelpers.nl. Wij kunnen u vragen om uzelf te identificeren, zodat wij zeker weten dat het verzoek door de juiste persoon wordt gedaan. Wij reageren in beginsel binnen een maand, tenzij de wet een langere termijn toestaat.
10. Geautomatiseerde besluitvorming
HHH neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben of u anderszins aanzienlijk treffen. Verhuurders, makelaars of platforms kunnen eigen selectieprocessen gebruiken. Voor die processen zijn zij in beginsel zelf verantwoordelijk.
11. Minderjarigen
Onze diensten kunnen relevant zijn voor studenten. Als een kandidaat-huurder jonger is dan zestien jaar, verwerken wij persoonsgegevens alleen met toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger, tenzij de wet anders toestaat. Voor het aangaan van huurovereenkomsten kunnen aanvullende toestemmingen of garanties nodig zijn.
12. Cookies en vergelijkbare technieken
Onze website kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken. Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten werken. Analytische cookies kunnen worden gebruikt om de website te verbeteren. Marketing-, tracking- of socialmediacookies worden alleen geplaatst wanneer daarvoor toestemming nodig is en die toestemming is gegeven.
Via de instellingen van uw browser kunt u cookies verwijderen of blokkeren. Dit kan invloed hebben op de werking van de website. Als de website gebruikmaakt van een cookiebanner, kunt u via die banner uw voorkeuren instellen of wijzigen.
Onze website kan links of embeds bevatten van externe partijen, zoals Google, Instagram, Facebook of LinkedIn. Deze partijen kunnen eigen cookies plaatsen en eigen privacyvoorwaarden hanteren. Raadpleeg de privacy- en cookieverklaringen van die partijen voor meer informatie.
13. Klachten
Heeft u een klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact op via office@happyhomehelpers.nl. Wij proberen de klacht in overleg op te lossen.
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
14. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, website, systemen of wetgeving verandert. De meest actuele versie wordt op onze website gepubliceerd. Bovenaan deze verklaring staat de versiedatum.

Happy Home Helpers - Privacyverklaring

15. Praktische instructies voor dataminimalisatie

Om privacyrisico's te beperken, vragen wij opdrachtgevers en kandidaat-huurders om alleen gegevens te delen die nodig zijn voor de huurapplicatie. Scherm op documenten waar mogelijk BSN, documentnummers, medische gegevens, transacties die niet relevant zijn en andere niet-noodzakelijke informatie af. Stuur gevoelige documenten bij voorkeur pas wanneer duidelijk is voor welke woning en aan welke partij deze worden verstrekt.